【2026年版】グループウェア5件を比較 施設予約、ワークフロー、データの保管場所で選ぶ

会議室の予約は紙の台帳、予定は各自の手帳、申請は紙の回覧。社員が増えるほど、だれがどこにいて、どの申請が止まっているのかが見えにくくなる。グループウェアは、こうした情報を1か所に集めるための仕組みだ。

ただ、同じグループウェアでも、製品ごとに得意な場面はかなり違う。

この記事では、サイボウズ Office、Garoon、Google Workspace、Microsoft 365、LINE WORKSの5つを、公式サイトと公式ヘルプで比べた。料金の金額は扱わず、料金の決まり方だけを並べている。

比べる前に決めておきたい4つのこと

グループウェアで差が出るのは、主に次の4つである。

見るところ	決めておきたいこと
総務の機能	施設の予約や掲示板、申請と承認を、最初から使いたいか
メールと会議	メールやWeb会議、オフィスの文書まで1つの契約にまとめたいか
置き場所	クラウドだけでよいか、自社のサーバーに置きたいか、データを国内に置きたいか
使う人	机の前で使うか、スマホが中心の現場か、社外の人とやり取りするか

いちばん先に決めたいのは、メールをどうするかだろう。

すでにGmailやOutlookで会社のメールを回しているなら、Google WorkspaceかMicrosoft 365の上に機能を足す形が自然だ。メールを別のサービスで持っていて、予定の共有と申請の電子化を急ぎたいなら、総務の機能を最初からそろえたサイボウズの2製品が候補に入る。

一方、店舗や工場、介護の現場のように、社員の多くがパソコンを持たない会社もある。その場合は、スマホで使いやすいかを先に見たほうが、導入の後に使われなくなる心配が減る。

社外とのやり取りの量も見ておきたい。取引先や協力会社と連絡や予定を共有する機会が多いなら、社外の人を招けるかどうかで使い勝手が大きく変わる。

5つのサービスの機能を比べる

公式の機能一覧で、総務の機能と、メールや会議の機能を並べた。

サービス	施設予約と掲示板	申請と承認
サイボウズ Office	スケジュールの中で施設を予約。掲示板は標準	ワークフローは標準
Garoon	施設予約、掲示板、ポータルが標準	ワークフローは標準
Google Workspace	カレンダーのリソースで会議室を予約。掲示板にあたる機能は公式サイトで確認できず	ドライブのファイルで承認を依頼できる
Microsoft 365	会議室のメールボックスで予約。社内SNSのViva Engage	Teamsの承認アプリ
LINE WORKS	設備の予約と掲示板は全プラン	有料のオプション（2026年7月から）

メールとWeb会議は、次のとおり。

サービス	メールとWeb会議
サイボウズ Office	メールは標準。Web会議は機能一覧に無い
Garoon	メールは標準。予定からTeamsの会議を作れる
Google Workspace	GmailとMeet
Microsoft 365	Exchange OnlineのメールとTeams
LINE WORKS	メールはアドバンストのプランだけ。通話と画面共有はフリーで4人60分まで

※「公式サイトで確認できず」は、公式の機能一覧やヘルプに、その項目にあたる記載が見つからなかったことを示す。

総務の機能を最初からそろえているのは、サイボウズ OfficeとGaroonだ。施設の予約、掲示板、ワークフローが標準で入り、追加の契約なしに使い始められる。

Google WorkspaceとMicrosoft 365は、メールとWeb会議、オフィスの文書まで1つの契約で使えるのが強みである。ただし、Microsoft 365の「Apps for business」はOfficeのアプリとOneDriveだけで、メールやTeamsは入っていない。Businessの各プランには、Teamsが入らない版もある。契約の前に、プランの名前を見ておきたい。

LINE WORKSは、LINEに近い操作で使えるトークが中心だ。2026年7月には有料のオプションとしてワークフローが加わり、金額や部署で決裁の経路を分けられるようになった。このオプションは、スタンダードかアドバンストの契約が前提で、全メンバーが課金の対象になる。

なお、安否確認を標準の機能として一覧に載せている製品は、この5つには無かった。参考に見たdesknet's NEOは、安否確認を機能一覧に載せている。

置き場所と管理の機能を比べる

次に、提供の形とデータの保管場所を並べた。

サービス	提供の形	データの保管場所
サイボウズ Office	クラウド。パッケージ版は2026年9月で販売を終えた	国内（東日本で運用し、西日本に冗長化）
Garoon	クラウド、パッケージ版、自治体向けのLGWAN-ASP	国内（東日本で運用し、西日本に冗長化）
Google Workspace	クラウド	米国、欧州連合、指定なしから選ぶ（Business Starterは対象外）
Microsoft 365	クラウド。Standard以上はデスクトップのOfficeアプリも使える	日本で作ったテナントのExchange Onlineのメールボックスは国内
LINE WORKS	クラウドだけ（オンプレミス版は無い）	国内のデータセンター

続いて、シングルサインオンとアクセス元の制限を並べる。

サービス	シングルサインオン	アクセス元の制限
サイボウズ Office	SAML（標準）	IPアドレスの制限は両コース。端末を絞る「セキュアアクセス」は有料
Garoon	SAML（標準）、SCIM	IPアドレスの制限は標準。セキュアアクセスは有料
Google Workspace	SAML	IPや地域で絞る「コンテキストアウェア アクセス」はEnterprise系などで、Businessの3プランは対象外
Microsoft 365	SAML（Entra IDで設定）	場所などで絞る「条件付きアクセス」はBusiness Premium
LINE WORKS	SAML、OIDC（IdPにもなれる）	接続元のIPの制限は有料プランだけ。モバイルのアプリは制限の対象外

意外なのは、自社のサーバーに置ける選択肢がほとんど残っていない点だ。

5つの中で今もパッケージ版を売っているのはGaroonだけで、そのGaroonも2027年10月から順に販売を終え、2033年1月末にサポートを終える。サイボウズ Officeのパッケージ版のサポートは、原則2027年9月30日までだ（ライセンスの期限で変わる）。社内のサーバーで使い続けている会社は、移す先と時期を今のうちに決めておきたい。

データの保管場所では、Google Workspaceが選べるのは米国と欧州連合、指定なしの3つで、日本は選べない。社内の規程で国内の保管を求めている会社は、ここを先に確認する必要がある。

また、Microsoft 365の中小企業向けのライセンスでは、監査のログが既定では有効になっていない。公式の手順で有効にしておかないと、後で操作の記録を追えない。導入の初日にやっておきたい設定の1つだ。

料金の決まり方と、試せる期間

料金の金額は扱わず、決まり方と無料で試せる範囲を並べた。

サービス	料金の決まり方	無料で試せる範囲
サイボウズ Office	ユーザー数に応じた月額。2つのコースの違いはカスタムアプリの有無だけ。5ユーザーから、1か月から契約できる	30日の無料のお試し
Garoon	ユーザー数に応じた月額。10ユーザーから、1か月から契約できる。1,001ユーザー以上は問い合わせ	30日の無料のお試し（終わっても自動で課金されない）
Google Workspace	ユーザー数に応じた月額。年間のプランと、いつでも増減できるフレキシブル プラン	14日の無料試用。Gmailが無い無料のEssentials Starterもある
Microsoft 365	ユーザー数に応じた料金。購入のときに月単位か年単位の契約を選ぶ	1か月の無料試用
LINE WORKS	フリー、スタンダード、アドバンストの3つ。年額の契約はライセンス数、月額の契約はメンバー数で決まる	フリープランは30人まで。有料プランは30日の無料トライアル

試用の終わり方には注意したい。

Microsoft 365の試用は、終わると既定では年間の契約に切り替わる。LINE WORKSの年額の契約は、途中で解約しても残りの期間の分が請求される。サイボウズ Officeも、年額払いは途中で減らすことも解約もできない。

人数の下限も製品で違う。サイボウズ Officeは5ユーザー、Garoonは10ユーザーから契約でき、LINE WORKSはサイトから申し込めば最少の人数の条件が無い。部署を限って小さく試すなら、この差も効いてくる。

つまり、使い続けるか迷っている段階では、月単位の契約から始めるほうが身動きを取りやすい。試用の前に、終わった後の扱いを管理者の間で共有しておくとよい。

会社の形から選ぶ

最後に、会社の形ごとに候補を絞る目安をまとめる。

社員が数十人で、予定と施設の予約、申請をまとめて電子化したいなら、サイボウズ Officeが分かりやすい。5ユーザーから契約でき、公式は300ユーザーまでの利用を勧めている。

数百人から数万人の組織で、部署ごとのポータルや細かい権限の設定が要るなら、Garoonが候補になる。予定からTeamsの会議を作れるので、Microsoft 365と組み合わせて使う形もとれる。

メールとオフィスの文書もまとめて替えたいなら、Google WorkspaceかMicrosoft 365だ。どちらも中小企業向けのBusinessのプランは300ユーザーまでで、それより多い組織はEnterpriseのプランになる。

現場の社員がスマホで使うことが多い会社や、社外のLINEのユーザーとやり取りする会社には、LINE WORKSが合う。フリープランで30人まで試せるのも、始めやすい点だ。

自社の申請は、いま紙とメールのどちらで回っているだろうか。今の流れを書き出してから選ぶと、機能の過不足が見えやすい。ビジネスチャットだけを比べたい場合は、ビジネスチャットの比較も参考になる。

よくある質問

グループウェアとビジネスチャットは何が違うか？

ビジネスチャットは、社内の会話をすばやく回すためのツールである。グループウェアは、それに加えて予定や施設の予約、掲示板、申請と承認までを1つにまとめる。LINE WORKSのように、トークを中心にしながら掲示板やカレンダー、設備の予約まで持つ製品もある。

Google WorkspaceやMicrosoft 365を使っていても、別のグループウェアは要るか？

会議室の予約や承認の依頼は、Google Workspaceにも、Microsoft 365にもある。一方、決裁の経路を細かく分ける申請や、部署ごとの掲示板を重く使う会社では、サイボウズの製品を組み合わせることもある。Garoonは予定からTeamsの会議を作れるので、Microsoft 365と並べて使いやすい。

自社のサーバーに置けるグループウェアは残っているか？

この5つでは、Garoonのパッケージ版だけが残っている。ただし、2027年10月から順に販売を終え、2033年1月末でサポートを終える。サイボウズ Officeのパッケージ版は2026年9月で販売を終え、LINE WORKSはオンプレミス版を出していない。参考に見たdesknet's NEOは、クラウド版とパッケージ版の両方を案内している。